AMELIORATIONS 2013

 


Pour accéder directement au paragraphe par l’index ci-dessous restez appuyé sur « ctrl » et sur le bouton gauche de la souris.


SAUVEGARDES EXTERNALISEES.. 3

SYNCHRONISATION DE L’AGENDA D’UN UTILISATEUR VERS OUTLOOK.. 4

et les TELEPHONES PORTABLES.. 4

DOSSIERS EN ANOMALIE.. 6

TEMPS PASSE PAR CLIENTS.. 7

LA PROCEDURE DE CONTROLE DES DOSSIERS: 10

OPTIONS EDI 10

DEMANDE FICOBA et EDI 10

UTILISATION DU SIV.. 15

IP WEB (en attente de validation) 27

ENVOI DE CODE EDI A LA SIGNIFICATION.. 32

OUVERTURE DE DOSSIERS POUR CLIENTS NON EDI 34

DEVIS.. 35

INTERVENANTS LIES AUX DEBITEURS (banques, employeurs etc..) 37

INSERTION AUTOMATIQUE DES INTERVENANTS HABITUELS DE L’ETUDE.. 38

ACTE EQUITABLE.. 40

ACTES DOM TOM.. 43

ACTES CIBLES.. 44

DIFFERENTES PRESENTATION D’ACTES (caisse HT) 49

DANS LE MENU DOSSIER/RELANCES TELEPHONIQUES.. 51

TELEPHONIE WINPRIAM.. 52

LES EMISSIONS DE TELECOPIES ET SMS.. 55

VISUALISATION DU REPERTOIRE.. 57

MINUTIER WINPRIAM et MINUTIER CENTRAL.. 59

REGLEMENT DES CORRESPONDANTS PAR VIREMENTS: 65

REGLER CLIENTS et CORRESPONDANTS PAR VIREMENTS.. 68

GENERATION LRAR.. 72

LES DEBOURS AU PASSAGE AU REPERTOIRE.. 72

SAISIE PAR JOURNAL avec code pré codifié.. 73

RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE.. 77

PRELEVEMENTS AUTOMATIQUES.. 79

MESSAGERIE INTERNE (option) 82

SCANNERISATION DES DOCUMENTS (option) 84

WEBPRIAM (option) 88

INFORMATIONS CLIENTS PAR INTERNET (option) 88

WINPOCKET (option) 93



SAUVEGARDES EXTERNALISEES

 

Ce système permet de faire une sauvegarde chaque jour à distance et peut être déclenchée la nuit automatiquement.

 

Jour de la semaine

Heure

Type de sauvegarde

Heure

Type de sauvegarde

Lundi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mardi

1h

Serveur -> Jour

 

 

 

 

 

12h

Jour -> Lundi

Mercredi

1h

Serveur -> Jour

 

 

 

 

 

12h

Jour -> Mardi

Jeudi

1h

Serveur -> Jour

 

 

 

 

 

12h

Jour -> Mercredi

 

 

 

18h

Semaine -> Quinzaine

Vendredi

1h

Serveur -> Jour

 

 

 

 

 

12h

Jour -> Jeudi

 

 

 

18h

Vendredi -> Semaine

Samedi

1h

Serveur -> Jour

 

 

 

 

 

12h

Jour -> Vendredi

Dimanche

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour chaque sauvegarde faite, un mail est envoyé à l’Etude ainsi qu’à la Priam.

Toutes les sauvegardes sont de types incrémentiels.

 

Copie sur un disque externe (par précaution):

 

Branchez le disque externe sur la prise USB de façade et attendre que le voyant  au-dessus reste allumé.

Appuyez sur le bouton backup pour démarrer la copie. Le voyant vert de met à clignoter.

Quand le voyant s’éteint, la sauvegarde est terminée. Un mail de confirmation est aussi envoyé.

Cette opération copie la sauvegarde du jour sur le disque USB et ne bloque pas l’Etude.

 

SYNCHRONISATION DE L’AGENDA D’UN UTILISATEUR VERS OUTLOOK

et les TELEPHONES PORTABLES

 

Important : Ne pas installer cette fonctionnalité si vous êtes déjà équipé d’un Serveur Microsoft Exchange qui vous permet déjà de synchroniser les mails et calendriers.

PARAMETRAGES

 

1)   Activer le transfert du calendrier vers Outlook depuis le menu FICHIER/Général/Transfert calendrier vers Outlook

Confirmer par OUI

Le message suivant s’affiche après confirmation

 

2)   Donner les droits aux utilisateurs autorisés à transférer leur calendrier

Depuis le menu >fichier > général > liste du personnel, pour chacun des collaborateurs autorisés le sélectionner dans la liste puis cliquer sur autorisation et cocher « total » dans la rubrique transfert Outlook.

3)   Activer le poste de l’utilisateur pour la synchronisation

Chaque collaborateur ayant les droits à transférer son agenda vers Outlook, doit venir dans menu  fichier /général /liste du personnel depuis SON POSTE DE TRAVAIL, sélectionnez son nom dans la liste et cliquez sur CONSULT, l’écran suivant s’affiche.

Il faut alors cliquer sur « Nom du poste Outlook », le nom de son poste s’affiche, il doit ensuite confirmer en cliquant sur OUI.

 

Le paramétrage est terminé.

 

A) UTILISATION

Si vous avez suivi le paramétrage correctement, lorsque l’utilisateur consulte son agenda depuis son POSTE, il doit voir apparaitre la commande « TRANSFERT OUTLOOK ».

L’appui sur cette commande transférera automatiquement vers le calendrier principal d’Outlook installé sur le poste de l’utilisateur le contenu de son agenda WINPRIAM.

Pour transférer l’agenda avec votre téléphone il faut télécharger le logiciel qui synchronise votre téléphone avec Outlook :

Icloud   pour les IPHONE

Kies pour le système Androïde

 

B)  CONSEILS D’UTILISATION

-          En cas de changement de poste de l’utilisateur utilisant le transfert de l’agenda vers le calendrier Outlook, il est conseillé de contacter la maintenance de WINPRIAM pour éviter des dysfonctionnements de synchronisation.

-          Pour savoir si un RDV dans l’agenda PRIAM de l’utilisateur a été transféré sur  son calendrier Outlook, il lui suffit de consulter celui-ci, il est alors indiqué:

 

 

 

DOSSIERS EN ANOMALIE

 

Cette fonction recherche dans les dossiers certaines anomalies :

Saisies attribution non suivies de dénonces, frais répétibles non réglés, actes imprimés mais non délivrés etc…

Prenons par exemple les DOSSIERS N’AYANT RECU AUCUN FOND DU DEBITEUR.

 

Il est possible d’exclure de l’extraction les dossiers ayant un code Process défini dans le paramétrage de celle-ci éventuellement 9900 pour les dossiers en solde.

 

 

Après avoir renseigné les conditions de recherches la liste des dossiers s’affiche, la consultation du dossier se fait directement à partir de la liste.

 

 

 

TEMPS PASSE PAR CLIENTS

 

Afin d’améliorer la rentabilité de votre étude, le système enregistre le temps à l’ouverture des dossiers, à la passation des écritures, à la création des documents au passage au répertoire et ceci par dossier.

 

Pour l’obtenir, il est nécessaire d’en  donner l’autorisation :

Menu fichier / général / liste du personnel, bouton autorisations, onglet fichiers et cocher temps passé.

 

Pour le calcul, aller en menu dossier / autres impressions puis cochez les options souhaitée.

 

Le coût minute correspond à un prix de revient sachant que le total des heures par salarié et par an est de 1820 heures ou 109200 minutes.

Le calcul que nous vous proposons est le total des charges annuel 2011 divisé par le nombre de salariés à temps plein divisé par 109200 minutes ce qui devrait être normalement inférieur à l’euro (0.20 à 0.40 centimes suivant les études)

Vous obtiendrez par client le détail des dossiers.

 

Et un récapitulatif comme ci-dessous

 

 

Vous remarquerez que dans la colonne gestion le temps est multiplié par le coût, il est à comparer avec le montant facturé.

 

 

 

RECOUVREMENT DES PRODUITS PAR CLIENT

 

Une autre fonction statistique qui vous permettra de connaître le taux de recouvrement par client :

 

Pour connaitre le résultat : (dossier/autres impressions/taux annuel de recouvrement par client).

 

 

Les produits sont ceux facturés et les encaissements ceux encaissés à la date d’encaissement.

 


STATISTIQUES GRAPHIQUES

 

Après avoir choisi la rubrique, vous pouvez sélectionner les filtres proposés pour une période donnée:

 

 

 

LA PROCEDURE DE CONTROLE DES DOSSIERS:

 

C’est une procédure qui s’exécute systématiquement dans tous les dossiers de l’étude sans y rester.

 

C’est donc un moyen d’explorer et d’exploiter les dossiers pour les diriger sur les décisions en attente, en relance téléphonique ou tout simplement inscrire dans l’aide-mémoire différents messages sur l’état des dossiers.

 

Les tests peuvent se succéder, exemple :

 

Recherche des dossiers sans actes signifiés depuis 5 ans pour éviter la prescription (urssaf, cartes grises)

 

La recherche de la date du dernier cdt de payer pour créer un itératif commandement pour éviter la prescription des intérêts (2ans).

 

La recherche du principal pour engager une procédure de saisie-immobilière.

 

La recherche des dossiers dans lequel une opposition a carte grise (validité en préfecture 2 ans) a été faite et qu’il faut refaire si le dossier est pas soldé pour éviter l’annulation.

 

OPTIONS EDI

DEMANDE FICOBA et EDI

 

Pour établir la demande, aller dans le menu DOSSIER/Diverses opérations/Demande de recherche (FICOBA).

 

 

 

Puis renseigner la demande comme ci-dessous en validant la première partie :

 


 

Enregistrer l’écriture dans le dossier si elle est renseignée  dans paramètres études avancés onglet EDI :

 

Tous les champs sont à renseigner sauf le nom, prénom, titre, date du titre et concerne un dossier puis valider la demande.

 

 

 

La demande est prête à être envoyée par EDI.

 

Vous devez bien sûr préparer les échanges EDI pour le client FICOBA.

 

Lorsque les renseignements reviennent, traiter le client FICOBA comme tout autre client EDI

 

Ils sont intégrés dans le texte adresse « banque » pour le code banque, guichet, et l’adresse de la banque en adresse liée pour le débiteur pour les futurs dossiers et comme intervenant dans le dossier.

 

A réception des fichiers EDI, cliquer sur le client FICOBA puis valider.

 

 

 

 


Afin d’éviter de créer des adresses inutiles et de conserver les adresses de l’étude mieux renseignées, vous avez un choix à faire au traitement des données EDI.

 

 

 

Comme tout message EDI, vous pouvez consulter les réceptions dans le menu DIVERS/EDI/journal des réceptions.

 

 

UTILISATION DU SIV

 

PARAMETRAGE

 

 

Dans ce paramétrage, vous devez renseigner les différentes rubriques :

 

a)    Les actes :

Il faut renseigner les trois actes nécessaires au fonctionnement du SIV, Déclaration Valant Saisie, mainlevée et Renouvèlement Déclaration Valant Saisie.

Pour cela il vous faut dupliquer les actes depuis votre propre bibliothèque PRIAM.

Choisissez des actes qui correspondent à l’intitulé désiré et remplacez la base de calcul « SCT » (transport Art18) par la base de calcul « Itd » (Coût de signification électronique de 8.80 €)

Cette base de calcul a été créée et donc présente dans vos bases de calcul

 

Exemple ci-dessous :      

 

b)    Vérifications :

Veuillez vérifier pour chaque base de calcul de l’acte les articles de loi correspondant (6, 7, 13,18 ou 20). Normalement le logiciel pré-rempli ces zones.

 

 

c)    les codes comptables :

Veuillez renseigner les codes comptables que vous utilisez le plus souvent pour la Clause Pénale et l’Article 700.

 

 

d)    l’identité du tribunal :

Il vous faut mettre l’identité du tribunal, pour la plupart des études, il s’agit de l’identité 6.

 

e)    le type de remise :

De la même façon que les actes, il vous faut dupliquer un type de remise spécifique à la signification électronique, de préférence  prendre la remise à l’étude.  

Attention, le document de remise doit rester vide !

 

Exemple ci-dessous :

 

 

f)     Le stockage des informations par retour du SIV :

Vous avez la possibilité de conserver vos recherches ou actes dans les  textes, dossier et/ou adresses.

Il vous suffit de cocher et d’indiquer  l’emplacement  par un chiffre (de 1 à 9) ou une lettre (de a à j).

Vous pouvez stocker ces informations dans les 2, textes dossiers et textes adresses.

 

 

 

g)    Activer les autorisations aux utilisateurs voulus

Pour cela, venir dans le menu « Fichier / Général / Liste du Personnel »

Sélectionnez un utilisateur puis cliquez sur « Autorisations »

Venir sur l’onglet « Fichiers de base – Page 2 » et donner l’autorisation en fonction.

« Aucun » ->  pas d’accès

« Partiel » -> consultation seulement

« Total » ->  tous les droits (faire les demandes et les consultations).

 

 

UTILISATION DU MODULE S.I.V

 

I)     ENVOI D’UNE REQUETE

 

A partir du dossier, par le bouton « Action DOS», le menu ci-dessous apparait. Vous avez la possibilité d’envoyer une requête de recherche d’immatriculation ou un acte en cliquant sur « Recherche SIV » ou de suivre les actions effectuées  dans le dossier en cliquant sur le bouton « Historique SIV ».

  

 

a)    Recherche SIV :

Renseigner la personne, pour qui on demande la liste des véhicules, puis cliquer sur  « Valid »

Il s’agit du titulaire principal de la carte grise.

 

Nb : Il est coché automatiquement « personne physique » ou « Société commerciale » ou « Société non commerciale » en fonction du paramétrage  du titre adresse de l’intervenant.

Menu « fichier / Adresse / Titre Adresse », veuillez-vous référer au Guide Utilisateur page 201.

 

 

Ci-dessous, la liste des demandes (requêtes) qui peuvent être effectuées auprès du SIV.

 

 

REMARQUE :

-           Une DVS ne pourra être faite que si une liste de véhicules a été retournée précédemment.

-          Une Main levée ou un renouvellement de DVS ne pourront  être fait que si une DVS a reçu une réponse (date et identifiant de DVS obligatoire).

-          Lors de l’envoi  d’un acte au SIV les montants concernant les SOMMES DUES PAR LE DEBITEUR ainsi que le COUT DE L’ACTE sont pré remplis.

 

Dans la partie inférieure, onglet « TITULAIRE », reprend les informations qui se trouvent dans la fiche adresse correspondant aux coordonnées du débiteur concerné.

Attention les zones en rouge sont obligatoires, veuillez les vérifier :

 

Date de naissance est repris SI dans la zone « information de naissance » est renseignée dans l’adresse.

Sinon ce référer à « Qualité de l’intervenant » ci -contre ** pour la majorité des études priam

 
                            

 

 

Puis dans l’onglet  Titre « Exécutoire », est repris les titres qui sont indiqués dans la Gestion du dossier.

Les zones en rouge sont toujours obligatoires. Veuillez les vérifier :

Un titre est obligatoire dans le dossier pour faire une demande auprès du SIV.

 

 

NB : Lorsque toutes les demandes ont été effectuées, et à partir du poste EDI lancer l’application EDIW

 

f f NE PAS OUBLIER f f

LANCER L’application EDIW, et cliquer sur 1 – Connexion

Permet d’envoyer et réceptionner les fichiers du SIV

 

 

b)    Historique SIV :

Permet de suivre les actions dans le dossier.  Les lignes en vert sont des demandes en cours ou retournées (date de retour renseignée) et celles en rouge indiquent une erreur.

 

 

c)     Demande d’acte :

Après le retour de votre demande qui apparait en VERT dans l’Historique du SIV avec une date de retour vous pouvez faire une demande d’acte.

Vous venez sur « Action DOS » depuis le dossier, puis vous cliquez sur « Recherche SIV ».

Vous reprenez le même intervenant, et vous changez la Demande,  en choisissant :

 

o   Déclaration Valant Saisie

o   Mainlevée

o   Renouvellement Déclaration Valant Saisie.

 

                       

                        L’onglet « Véhicules et coûts » sont accessibles.

                        Le coût de l’acte est déterminé en fonction du Principal Créance.                       

 

                        Les zones en rouges sont obligatoires, veuillez les vérifier et cliquez sur le bouton « Valid »

 

RAPPEL : Lorsque toutes les demandes ont été effectuées. Vous devez aller sur le poste EDI et  lancer l’application EDIW.

 

f f NE PAS OUBLIER f f

LANCER L’application EDIW, et cliquer sur 1 – Connexion

Permet d’envoyer et réceptionner les fichiers du SIV

 

 

 

PS : Après l’envoi d’un acte au SIV via l’AFT.

La préfecture dépose l’acte sur le site e-huissier, l’huissier doit OBLIGATOIREMENT  le signer électroniquement  (voir ADEC) sur le site e-huissier à l’aide de la clé USB fournie. Attention, la date de l’acte qui sera prise en compte est celle de la date de la signature électronique. Et le délai  est relatif au traitement (envoi/réception) entre l’étude et l’ADEC (Edi/Aft).

 

 

 

 

RECEPTION DES REQUETES ET DES ACTES

 

Le traitement des fichiers de retour se fera à partir du menu « Dossier / Diverses opérations / Service d’immatriculation des Véhicules » 

 

Les fichiers de retour de requête  renseigneront les véhicules d’un intervenant du dossier dans le cas ou celui-ci possède moins de 50 véhicules à son nom (traitement impossible par le SIV voir ADEC pour plus d’infos).

Le retour des actes passera la comptabilité dans le dossier et y insérera les documents associés (retourné par le SIV sous forme PDF)

 

a)    Traitement des requêtes :

Cela traitera le fichier en attente et donc intégrera les véhicules dans le dossier de l’intervenant pour lequel vous avez fait la demande.

 

 

Dans le dossier, vous pourrez les visualiser en cliquant sur le bouton « Véhicules »

 

Les documents sont conservés dans l’onglet « Documents » du dossier en format PDF(en bleu).

 

 

 

 


b)Traitement des actes :

Cela passera les actes au répertoire en automatique (signification) Dans le dossier s’intègreront : le document, l’écriture comptable et la facture.

 

 

En cochant « vérification des actes », cela permet de visualiser et de contrôler acte par acte le passage au répertoire.

 

De la même façon que le « Traitement des requêtes », les documents sont conservés dans l’onglet « Documents » du dossier en format PDF(en bleu).

 

 

 

 

SCHEMA DU DEROULEMENT EFFECTUE

ENTRE PRIAM / ADEC / PREFECTURE.

 

 

 

 


 

 

IP WEB (en attente de validation)

 

Il faut que le client IPWEB soit déclaré au niveau du logiciel de l’ADEC et que le client EDI soit installé dans le logiciel EDIW.

Il est conseillé de vérifier sur le logiciel AFT la présence du client ZIPPJ (Pièces Jointes) nécessaire à l’envoi de toutes pièces jointes.

 

Dans les dossiers où l’on doit envoyer les IP, il faut obligatoirement un tribunal. Afin de pré remplir la requête il faut pour le tribunal lié au dossier que le SIREN soit renseigné dans la rubrique « identification » et que la  mention « Tribunal instance ou proximité » apparaisse dans la rubrique « qualité ».

 

Activation de l’IPWEB

L’activation de cette option se fait uniquement avec l’utilisateur PPA dans le formulaire de paramétrage particulier de WINPRIAM.

 

cid:image001.png@01CD035B.962FBA70

 

Après avoir mis OUI sur « activer IP web » et appuyer sur la commande « PARAMETRE IP WEB », il faut renseigner les informations nécessaires au bon fonctionnement de ce module.

- L’identité du tribunal régulièrement utilisé par l’étude : en général 6 dans les études
- Le code comptable associé : C’est le code comptable pré-tarifé de l’IP, à voir avec l’étude
- Huissier mandataire par défaut : Un huissier de la liste du personnel doit figurer dans ce paramètre, il peut être modifié au moment de l’envoi de l’IP.

 

 

Pour constituer une requête IP numérique correcte (avec tous les éléments financiers présents dans le dossier) il faut ABSOLUMENT paramétrer tous les codes comptables régulièrement utilisés par l’étude, susceptibles de figurer sur l’IP, en les mettant dans la bonne famille de « correspondance IP WEB ». C’est une partie délicate car la liste est longue et a été fournie à PRIAM sans plus d’explications dans le cahier des charges.

 

1)   Utilisation (A partir du bouton ACTION EDI dans le dossier)

A ce niveau trois actions sont possibles :

-          3.1 Envoi d’une requête

-          3.2 Evolution de la requête (disponible uniquement après le retour de l’IP transmise précédemment)

-          3.3 Historique de la requête

 

 

Envoi d’une requête

 

Explications et conseils :

-          le code comptable qui a été associé dans le paramétrage plus haut affiche automatiquement la valeur de l’IP selon les tranches du principal du dossier.

-          Certaines études tarifient par la procédure leur IP avant envoi de celle-ci. Il faut alors décocher la rubrique « tarifer la requête ». Le code comptable utilisé dans le process qui tarifie l’IP dans le dossier (par code process « pac ») doit être le même que celui paramétré précédemment.

 

-          L’huissier paramétré plus haut par défaut apparait dans l’intervenant mandataire, changer si besoin.

-          Les études, qui tarifent leur IP en même temps que l’envoi, doivent cocher « tarifer la requête »

-          S’il y a plusieurs créanciers ou débiteurs, il faut contrôler s’ils font tous bien partis de l’IP, cocher ou décocher selon les besoins.

-          S’il y a plusieurs tribunaux dans les intervenants, le premier est automatiquement sélectionné dans la rubrique intervenant tribunal, il est possible d’en changer.

 

-          La nature de la créance doit être sélectionnée dans la liste même s’il existe déjà la cause du dossier qui est en fait la même chose.

-          L’onglet "Détail des éléments financiers" fait apparaitre le contenu comptable de l’IP numérique qui va être générée. Il est conseillé de vérifier au début que l’historique proposé corresponde bien au souhait de l’utilisateur car le résultat est lié au bon paramétrage des codes comptables (voir plus haut)

 

-          Lorsqu’un utilisateur fait un envoi d’IP, il peut lier des pièces jointes. Cette fonction se trouve dans le dernier onglet "Pièces jointes". Il faut laisser cocher les documents joints et préciser pour chacun le type d’envoi, Fax ou Pièces jointes. Si la mention FAX est cochée, le document doit être envoyé par FAX, sinon le document est mis en pièce jointe lors de l’envoi.

-          Quand la requête numérique est prête, cliquer sur VALID qui la dépose dans le répertoire d’envoi.

-          L’envoi au centre serveur n’est pas automatique, penser à envoyer les requêtes par le logiciel EDI (ediw).

 

-          Une fois l’IP traitée par le TRIBUNAL, leur informatique renvoie si la requête a été acceptée, refusée ou si elle doit évoluer (voir plus bas). On retrouve ces informations dans le dossier à la rubrique historique IP (rubrique 3.3)

 

cid:image004.png@01CD035F.F4ED47E0

 

Evolution de la requête

 

Si l’huissier souhaite faire évoluer l’IP à son initiative ou suite à une demande du tribunal, il peut le faire ici. Suivant le type de message sélectionné, il faut compléter les rubriques d’information de signification ou/et les pièces jointes. Lors de l’appui sur le bouton VALID si les rubriques sont manquantes, la validation est impossible. Une fois validée, ne pas oublier d’envoyer cette évolution par le logiciel EDI.

 

Historique de la requête dans le dossier

L’historique des requêtes est accessible par le menu DOSSIER/Diverses opérations/ip web. Ce formulaire permet de visualiser les requêtes ainsi que leurs évolutions. Vous pouvez consulter le dossier associé à une requête et/ou  évolution si le dossier est existant.

ENVOI DE CODE EDI A LA SIGNIFICATION

 

1)      PARAMETRAGE

 

Depuis le menu WINPRIAM (l’accès n’est possible que si le fichier suivant existe cheminz+\fichier\avsedi\acte_do.dbf , il s’agit de la liste en cours de vérification des événements qui peuvent fonctionner en envoi automatisé)

 

Sélectionner un D.O, puis cliquer sur CONSULT (F3)

 

 


La liste suivante apparait:

 

En cliquant sur Nouveau (F2) , on peut ajouter l’acte souhaité pour l’événement sélectionné.

En cliquant sur Consult (F3) sur une ligne où un acte a déjà été ajouté on peut modifier celui-ci par un autre

En cliquant sur Efface (F4), on retire de la liste l’acte sélectionné

 

 A noter :

-         Qu’Il est possible de rajouter pour un même événement autant d’actes que l’on souhaite

-         Qu’il est impossible de sélectionner dans cette liste plusieurs fois le même acte

 

En appuyant sur Nouveau ou Consult, l’écran suivant apparait, il suffit de valider par Oui (F11) les modifications apportées :

 

A noter :

-         La sélection des documents est limitée uniquement aux documents de type actes

 

En cliquant sur Efface, le message suivant apparait, répondre OUI retire l’acte de la liste

 

2)    SIGNIFICATION

 

Lors du passage au répertoire manuel ou automatique (POCKET TABLETTE) d’un acte pour un dossier EDI, un message EDI est généré vers le Donneur d’ordre si les conditions sont réunies selon le paramétrage ci-dessus.

 

Ce message comprend deux enregistrements (HUSDEB) :

 

-         Le premier enregistrement (HUSDEB325) contient le numéro de dossier à l’étude et la référence du dossier chez le donneur d’ordre (URSSAF, RSI,…)-

-         Le deuxième enregistrement(HUSDEB330) contient le code évènement pré-paramétré et la date de cet évènement.

 

OUVERTURE DE DOSSIERS POUR CLIENTS NON EDI

 

Une entrée a été rajoutée vous permettant de configurer un tableau Excel  de vos dossiers

Ce logiciel a été créé pour importer des tableaux Excel fournis par les clients et ouvrir les dossiers automatiquement.

Ce paramétrage est effectué par notre assistance.

 

 

DEVIS

 

ALLER DANS LE MENU DOSSIER ET DEVIS

CLIQUER SUR NOUVEAU OU F2

 

Vous pouvez, pour un simple acte, faire un devis.

Par exemple : F2, code l’acte 700, puis valider.

 

 

Cliquer sur calcul.

 

Puis cliquer sur imprimer le document se constitue à l’écran.

 

 

 

 

MEME OPERATION POUR UNE PROCEDURE COMPLETE

 

Mais avant calcul cliquer sur « process »

 

 

Le logiciel récupère tous les actes et formalités de la procédure, il est possible de rajouter un honoraire non lié à une base de calcul.

 

Puis cliquer sur calcul, dans cette fenêtre, choisissez un dossier ou rajouter un principal et l’adresse du destinataire et le document va se constituer.

 

 

INTERVENANTS LIES AUX DEBITEURS (banques, employeurs etc..)

 

Dans la liste des adresses, en se positionnant sur le débiteur, en création (F2) ou consultation (F3) si vous cliquez sur adresses liées, vous pouvez lier toute adresse au débiteur en précisant son identité.

 

A la création d’un futur dossier, ces adresses liées s’inséreront automatiquement dans le nouveau dossier.

 

Les autres dossiers déjà créés ne seront pas perturbés.

 

Dans la liste des adresses les adresses liées seront en bleu.

 

 

INSERTION AUTOMATIQUE DES INTERVENANTS HABITUELS DE L’ETUDE

 

A l’ouverture des dossiers vous pouvez faire rechercher par le logiciel les TI, TGI ou correspondant rattachés à un secteur ou département

Pour cela dans le menu FICHIER / ADRESSE / SECTEURS (intervenants locaux) le N° de secteur du TGI est libre.

Rattacher les secteurs à toutes les villes.

 

Aller dans les adresses et indiquer l’identité habituelle de cette adresse.

 

A l’ouverture du dossier dans la page des intervenants, vous verrez un bouton « ajouter des intervenants locaux »µ. Le logiciel recherche en fonction du secteur, les intervenants possibles et la liste s’affiche.

 

Il suffit, dans la liste, de cliquer sur les intervenants souhaités pour les créer dans le dossier.

 

 

Et les intervenants se créeront automatiquement pour chaque ouverture de dossier.

 

 

 

ACTE EQUITABLE

 

C’est un acte que l’étude donne à signifier à un confrère dans le même territoire de compétence.

 

Pour cela, à la demande de document, cliquer sur l’acte équitable.

 

 

L’acte s’imprime au coût normal

 

La comptabilisation, par le passage au répertoire, se fait au 1/3 du coût sans le sct.

 

LORSQUE VOUS RECEVREZ LA FACTURE DE VOTRE CONFRERE, VOUS PASSEZ UN CODE DEBOURS (facture confrère).

 

Vous êtes le correspondant qui reçoit l’acte équitable, un clic

 

 

A la signification, la comptabilisation se fait au 2/3 + le sct.

 

 

 

Vous facturez le montant de votre acte à votre confrère.

 

 

POUR LES ACTES EXTERIEURS.

 

Vous recevez un acte volant à constituer et vous voulez le faire signifier par un confrère de même compétence.

Vous faites une demande de document (dans MINI DOSSIER/Demande de document). Vous cliquez sur « émis », vous êtes dans les mêmes conditions que dans un dossier (1ère page).

 

LORSQUE VOUS RECEVREZ LA FACTURE DE VOTRE CONFRERE, VOUS PASSEREZ UN CODE DEBOURS dans le compte correspondant (facture confrère).

 

 

Vous recevez un acte constitué d’un de vos confrères et vous voulez le faire signifier par un confrère de même compétence.

 

Vous faites une demande de document et vous cliquez sur « reçu ».

 

VOUS FAITES UNE FACTURE DETAILLEE DU MONTANT TTC.

 

 

 

ACTES DOM TOM

 

Vous pouvez recevoir des actes extérieurs avec une TVA différentes « DOM TOM ». Pour l’activer, il suffit de renseigner en paramètres étude (FICHIER/Général/Paramètres étude), le taux de TVA DOM TOM sous l'autre taux de TVA et à la création des MD, cocher TVA DOM TOM pour que le calcul se fasse.

 

Pour que les paramètres soient pris en compte ressortir du logiciel et le rappeler.

 

En comptabilité les comptes créés sont:

4457109 tva dom tom encaissée

4457119 tva dom tom facturée

7061029 prestation dom tom

 

Pour que la position comptable prenne en compte les travaux en cours non réglés

9170099 prestation dom tom

9200099 tva dom tom à encaisser.

 

 

ACTES CIBLES

 

 

 

UN OU PLUSIEURS TIERS SAISIS AVEC

UN OU PLUSIEURS DEBITEURS

Le document de test est une saisie attribution « 700 ».

 

 

Au niveau du dossier 018200 nous avons deux débiteurs et deux  banques.

Le résultat donne deux documents séparés, avec un premier acte :

Puis un deuxième acte identique au premier mais destiné à l’autre banque, tout le reste est identique.

 

Paramétrage :

1/ En premier lieu, venir sur chacune des identités qui peuvent être potentiellement liées dans un dossier en cochant ‘oui’ (c’est un nouveau paramétrage), dans notre cas identité 1 et 5

 

 

Dans le dossier, venir sur chacun des intervenants concernés et mettre un code pour les liés, par exemple ci-dessous : A

 

 

Ce qui donne pour le dossier :

 

Si je redemande mon « 700 » avec ces nouveaux paramètres et avec toujours l’option documents séparés à ‘Non’ en modification du dossier.

Cela donne deux actes séparés dans un même dossier  avec 1 banque, 1 débiteur et 1 texte adresse (n° de compte).


 

 ACTE 1 :

 

 

ACTE 2 :

 

 

 

 

 

PS : si le lien avec les codes sont maintenus (A, B,C …)  mais que le dossier est coché avec documents séparés à ‘NON’, on revient à la méthode classique soit :

 

 

 

DIFFERENTES PRESENTATION D’ACTES (caisse HT)

 

Décompte avec des sous-totaux

 

 

Exemple

Date   Libelle                            Débit     Crédit    T.V.A. Non Soumis

----   -------                            -----     ------    ------ ----------«histo_1_80_ldt»«histo_14_80_ldt»«histo_11_80_dt»

«histo_soustotal_80_0»
ACTES et DROITS PROPORTIONNELS : «histo_9_80_td»«histo_3_80_td»«histo_2_80_td»«histo_4_80_td»«histo_actcour_80_td»

«histo_soustotal_80_1»
VERSEMENTS HORS ETUDE : «histo_5_80_td»

«histo_soustotal_80_2»
ACOMPTES RECUS : «histo_6_80_td»

«histo_soustotal_80_3»

 

«histo_total_80_0»

 


Décompte de type caisse

 

Date   Libelle                       Débit    Crédit   T.V.A. Non Soumis

«histo_caisse_70_dt»«histo_acte_70_td»
                                    ____________________________________

«histo_total_70_0dt»

 

 

Exemple de document :

 

 

Décomptes avec HT d’une autre présentation.

 

Pour cela dupliquer un décompte et insérer la lettre « y » comme le décompte ci-dessous.

 

Date Libelle Débit T.V.A. Non Soumis

---- ------- ----- ------ ------ ----------
PROVISION
«histo_8_80_dyt»
ACOMPTES RECUS «histo_6_80_dyt»
ACTES - DEBOURS - DROITS PROPORTIONNELS «histo_2_80_dyt»«histo_3_80_dyt»«histo_4_80_dyt»«histo_9_80_yet»
DISPONIBLES DEJA VERSES «histo_7_80_dyt»
HONORAIRES A DEDUIRE «histo_13_80_dyt»«histo_10_80_dyt»«histo_12_80_dyt»
------------------------------------------«histo_total_80_0dyt»

 

 

 

Pour obtenir le décompte suivant :

 

 

 

DANS LE MENU DOSSIER/RELANCES TELEPHONIQUES

 

A partir des « process » en créant une étape avec le code « rel », vous mémorisez le dossier où est exécutée l’étape.

Dans le menu DOSSIER/RELANCES TELEPHONIQUES

Une liste des dossiers vous permet d’afficher vos relances et d’appeler votre correspondant automatiquement en cliquant sur le bouton  ou d’accéder aux dossiers et prendre les notes et accords souhaités.

A la validation de votre appel, un message avec la date du jour et les initiales de l’utilisateur s’inscrivent automatiquement.

Cet appel sera basculé dans les relances effectuées

 

TELEPHONIE WINPRIAM

 

Le module de téléphonie intégré à WINPRIAM permet si le paramètre de l’utilisateur l’autorise d’utiliser SKYPE ou OUTLOOK pour passer un appel.

A)   Autorisation sur fichier du personnel

Dans le menu FICHIER/Général/Liste du personnel

 

B)   Accès au module

 

1)    Depuis le dossier (fig1).

2)    Depuis une l’adresse (fig2).

3)    Depuis la relance téléphonique

 

Figure 1 : Bandeau supérieur droit du dossier

 

 

Figure 2 : Adresse

 

 

Figure 3 : Bandeau inférieur des relances téléphoniques

 

 

C)   APPEL PAR SKYPE (solution conseillée plus rapide et indépendante de votre installation téléphonique).

 

Pour fonctionner, SKYPE doit être installé et être ouvert sur le poste. Un abonnement doit être pris auprès de l’opérateur pour passer un appel. Il faut également installer un casque avec micro, le poste doit avoir la sortie audio et micro activée.

 

D)   APPEL PAR OUTLOOK

 

Pour fonctionner, OUTLOOK doit être installé sur le poste et un téléphone doit être actif sur le poste. Le téléphone doit être relié à un modem raccordé au poste et à la prise téléphonique ou être raccorder à une téléphonie VOIP active sur le poste.

 

OUTLOOK ne doit pas être nécessairement actif pour passer l’appel; lors l’appui sur le bouton de téléphonie, une nouvelle session OUTLOOK ouvre un contact qui est rempli avec les données venant de l’adresse et du bloc-notes du dossier (si l’appel est passé depuis un dossier).

 

Tant que le contact reste affiché, la session de WINPRIAM est en pause. Pour passer l’appel, il faut cliquer sur « appel » (ou sur son icône) qui se trouve dans le bandeau supérieur d’Outlook (selon la version d’OUTLOOK la position du bouton d’appel peut varier). L’appel terminé pour revenir à la session de WINPRIAM, il suffit de fermer Outlook (par la croix), et de ne pas sauvegarder le contact crée pour l’occasion.

 

N.B : Lors de l’ouverture, la création du contact n’est pas instantanée, il en est de même à la fermeture d’Outlook avec le réaffichage de la session WINPRIAM.


 

Journal des courriels générés dans les dossiers

 

Les journaux s’activent dès le dépôt d’une version supérieure ou égale à une version 3.3.4

 

A)   Accès général

            Accès depuis  Menu>Divers>Journaux Winpriam et cliquer au choix sur :

            - Journal des courriels générés dans les dossiers

- Journal des télécopies générées dans les dossiers

 

           

 

Après confirmation de la période, il s’affiche la liste suivante à l’écran (dans la version télécopie, il s’affiche le N° de télécopie à la place du courriel) :

 

Précisions :

-         La colonne AUTO indique si le mail/fax a été généré par la procédure automatique.

-         Le journal est fonctionnel sur les dossiers et les MD, en cours ou archivés

-         Comme dans tous les fichiers, on peut chercher (en cliquant sur l’entête des colonnes en rouge) et filtrer (avec la loupe par un mot clé) par dossier, document, destinataire et courriel.

-         On peut accéder au document en cliquant sur CONSULT

-         On peut accéder au dossier ou Mini dossier (en cours ou archivé) en cliquant sur DOSSIER

 

B)   Accès depuis le dossier

 

On peut accéder aux journaux depuis l’onglet DOCUMENTS du dossier :

 

 

 

LES EMISSIONS DE TELECOPIES ET SMS

 

Sans se déplacer de son poste de travail et à travers chaque dossier (via Microsoft Outlook), il est possible d’envoyer une télécopie ou un Sms (small message système) pour confirmer un rendez-vous à votre client ou relancer votre débiteur pour un retard de paiement. Contacter votre fournisseur pour vous abonner (tarif très intéressant).

 

ALLER dans le MENU FICHIER/GENERAL/PARAMETRAGE ETUDE

 

 

Inscrire les adresses INTERNET pour les télécopies et sms et ne pas oublier les mots de passe fournis par les deux prestataires.

 

Ce n’est qu’à cette condition que les boutons « FAX » « SMS » apparaîtront dans les dossiers à l’onglet document. 

 

Pour plus de détails, aller dans le menu divers de WINPRIAM rubrique documents PDF et notice 123-fax.

 

Après avoir cliqué sur le bouton « FAX »

Cliquer sur votre intervenant et valider, le document se convertit en PDF (non modifiable) et apparaît en pièce jointe du courriel comme ci-dessous

 

POUR LES SMS

 

 

Après avoir cliqué sur le bouton « SMS » cliquer sur votre intervenant et valider

 

 

Le sms est prêt à être expédié.

 

VISUALISATION DU REPERTOIRE

 

 

NOUVEAU REPERTOIRE CIVIL (indispensable pour le minutier central)

 

Nouveau répertoire civil :

L’impression du répertoire se fait toujours depuis le menu/dossier/répertoire mais la présentation est désormais différente :

 

La coche : "inclure en FEUILLETS ANNEXES le détail par nature" permet d’ajouter au répertoire principal les feuillets concernant, les actes soumis à la taxe, les actes non soumis à la taxe et les actes en AJ.

Le code Année est non modifiable, il passe à A la première année, puis à B, etc... Le numéro de dernière page et le dernier N° ordre ne sont pas modifiables et sont automatiquement remis à zéro à chaque nouvelle Année.

La date de début d’impression est non modifiable contrairement  à la date de fin, néanmoins une sécurité a été mise en place on ne peut demander une impression à cheval sur deux années.

A la fin de l’impression, il est demandé une confirmation de celle-ci, la validation à la question entraine la mise à jour du répertoire des actes signifiés imprimés.

 

Cette fonction est obligatoire pour le minutier central :

 

L’impression du répertoire permet désormais de mémoriser dans l’acte lui-même le numéro de répertoire.

En conséquence un original d’acte imprimé après la validation du nouveau répertoire permet d’afficher sous la mention « original » le numéro de répertoire. Evidemment l’étude peut continuer à imprimer ces originaux avant la validation du répertoire mais celui ne ressortira pas de N° de répertoire puisque celui-ci n’est pas encore validé.

Une meilleure sécurité : A partir du moment où ce système est mis en place la signification d’un acte ne pourra se faire à une date antérieure à la date de dernière validation.

C’est également une obligation pour activer le minutier central, car ne peuvent être envoyé au minutier que des actes ayant un numéro de répertoire.

 

-         Conditions d’impressions :

 

 

 

 

MINUTIER WINPRIAM et MINUTIER CENTRAL

 

Pour réaliser cette fonctionnalité, il faut activer le nouveau répertoire civil (conseillé même si vous ne souhaitez pas mettre en place le minutier PRIAM).

C’est une obligation pour que s’imprime sur les originaux le numéro chronologique du répertoire.

Fichier / documents / mise en place de la nouvelle méthode d’impression du répertoire.

 

Cette fonctionnalité est en place pour les nouveaux utilisateurs

 

NOUVEAU REPERTOIRE CIVIL

I ) Mise en place :

 

Après avoir cliqué sur le menu suivant, la fenêtre suivante apparait. Prendre connaissance de ce qui est annoté, cliquer sur OK

 

 

Puis confirmer en cliquant sur OUI

 

S’il reste des actes sur des périodes non encore validées différentes de l’année en cours l’écran suivant apparait.

 

En fonction de la liste ci-dessus le répertoire se positionnera donc sur l’année 2004 et demandera le n° du dernier acte et le dernier n° de page. Si le répertoire a déjà été imprimé mais pas validé, l’étude peut le réimprimer en PDF.

 

Il vous faudra donc ne pas continuer et reprendre la mise en place ultérieurement.

 

 

Un autre paramètre est à renseigner : Menu / Fichier / général / paramètre Etude / paramètres avancés.

La transformation des actes signifiés en PDF pour qu’ils restent identiques à l’original :

Cocher à « oui » la gestion PDF des actes signifiés et renseigner le nombre de jours.

Ce nombre de jours est important car x jours après la signification les actes et documents associés à la signification se transformeront en PDF.

 

 

Tant que ce nombre de jours n’est pas atteint il vous est possible de modifier les actes et documents associés.

Une fois les actes en PDF à partir des dossiers, l’impression à la demande des originaux  porteront les mentions ci-dessous :

 

 

L’impression du répertoire se fait toujours depuis menu> dossier > répertoire mais la présentation est désormais différente :

 

La coche : "inclure en FEUILLETS ANNEXES le détail par nature" permet d’ajouter au répertoire principal les feuillets concernant, les actes soumis à la taxe, les actes non soumis à la taxe et les actes en AJ.

 

Le code Année est non modifiable, il passe à A la première année, puis à B, etc … Le numéro de dernière page et le dernier N° ordre ne sont pas modifiables et sont automatiquement remis à zéro à chaque nouvelle Année.

 

La date de début d’impression est non modifiable contrairement  à la date de fin, néanmoins une sécurité a été mise en place on ne peut demander une impression à cheval sur deux années.

 

A la fin de l’impression il est demandé une confirmation de celle-ci, la validation à la question entraine la mise à jour du répertoire des actes signifiés imprimés.

POURQUOI AVOIR FAIT CETTE FONCTIONALITE :

 

-         L’impression du répertoire permet désormais de mémoriser dans l’acte lui-même le numéro de répertoire.

-         En conséquence un original d’acte imprimé après la validation du nouveau répertoire permet d’afficher sous la mention « Original » le numéro de répertoire. Evidemment l’étude peut continuer à imprimer ces originaux avant la validation du répertoire mais celui ne ressortira pas de N° de répertoire puisque celui-ci n’est pas encore validé

-         Une meilleure sécurité : A partir du moment où ce système est mis en place la signification d’un acte ne pourra se faire à une date antérieure à la date de dernière validation du répertoire.

-          C’est également une obligation pour activer le minutier central, car ne peuvent être envoyés au minutier que des actes ayant un numéro de répertoire.

 Conditions d’impressions :

 

Le paramétrage de l’impression des originaux se fait à travers le type de document, il est possible après copie de n’imprimer que le second ou le premier, si vous souhaitez un changement, contactez la maintenance PRIAM.

 

A travers la visualisation du répertoire tous les titres de colonnes en rouges sont des critères de recherches en cliquant sur la recherche souhaitée puis en cliquant sur un acte validé le bouton « minutier »  apparaitra.

A partir du dossier, il vous sera possible d’imprimer l’acte avec la mention premier second copie et sa modalité de remise associée.

·       Les différents tris du répertoire.

 

Sélectionner les tris souhaités et valider :

Intéressant pour rechercher les actes non imprimés ou non signifiés.

 

Si vous voulez supprimer un acte aller dans le dossier puis dans les documents se positionner sur l’acte et cliquer sur « efface ».

ATTENTION : penser à contre passer l’écriture comptable

 

Chaque colonne en rouge est un tri pour l’affichage, accès au dossier ou au correspondant possible.

 

Pour l’imprimer pour un tri donné, cliquer sur la colonne de tri souhaitée, puis sur le bouton liste,

F3 ou cliquer sur « consult » pour visualisation d'un acte avec le dossier concerné, les intervenants, les coûts et la remise d'actes.

F3 de nouveau, pour modification de la remise.

 

REGLEMENT DES CORRESPONDANTS PAR VIREMENTS:

 

1°) Paramétrage

 

1.1- Menu Fichier / Général / Paramètres étude avancés EDI, onglet BANQUE

Ajoutez le compte de gestion principal

 

Le compte de gestion de l’étude doit être reconnu par l’ADEC et renseigné (ayant fait l'objet d'un contrat tri partie)

 

 

1.2- Menu Fichier / Comptabilité / Plan comptable

Sélectionner le compte de gestion principal, bouton "Emetteur ETEBAC/EDI"

 

 

1.3- Menu Fichier / Adresse / Adresses

Consult sur les adresses souhaitées, bouton "Information bancaire", renseigner le RIB des correspondants pour lesquels vous souhaitez effectuer des virements

 

 

 

1.4- Menu Fichier / Comptabilité / Ecritures pré codifiées

 

Vous pouvez ajouter l'adresse d'un correspondant à qui vous faites régulièrement des virements

 

 

2°) Utilisation

 

Dans le dossier ou le compte de facturation

 

Sélectionnez l’adresse que vous souhaitez lors du passage de l'écriture.

 

 

 

 

Menu Dossier / Règlement des dossiers / Traitement bancaire / Virement EDI

 

Une fois l’écriture saisie le fichier EDI est prêt :

 

 

Sélectionner le compte de gestion principal

 

Ne pas oublier de cliquer sur « envoi EDI »

 

Enfin, envoyer le fichier préparé par l'applicatif EDIW

 

REGLER CLIENTS et CORRESPONDANTS PAR VIREMENTS

 

 

1°) Paramétrage

 

1.1- Menu Fichier / Général / Paramètres étude avancés EDI, onglet BANQUE

Ajoutez le compte de gestion principal

 

Le compte de gestion de l’étude doit être reconnu par l’ADEC et renseigné (ayant fait l'objet d'un contrat tri partie)

 

 

1.2- Menu Fichier / Comptabilité / Plan comptable

Sélectionner le compte de gestion principal, bouton "Emetteur ETEBAC/EDI"

 

 

1.3- Menu Fichier / Adresse / Adresses

« Consult » sur les adresses souhaitées, bouton "Information bancaire", renseigner le RIB des correspondants pour lesquels vous souhaitez effectuer des virements.

 

 

 

 

1.4- Menu Fichier / Comptabilité / Ecritures pré codifiées

 

Vous pouvez ajouter l'adresse d'un correspondant à qui vous faites régulièrement des virements.

 

 

2°) Utilisation

 

Dans le dossier ou le compte de facturation

 

Sélectionnez l’adresse que vous souhaitez lors du passage de l'écriture.

 


 

 

 

Menu Dossier / Règlement des dossiers / Traitement bancaire / Virement EDI

 

Une fois l’écriture saisie, le fichier EDI est prêt :

 

 

Sélectionner le compte de gestion principal

 

Ne pas oublier de cliquer sur « envoi EDI »

 

Enfin, envoyer le fichier préparé par l'applicatif EDIW.

 

 

GENERATION LRAR

 

Génération des LRAR à partir des courriers.

 

Avant toute chose il faut télécharger le document « avis de recommandé » qui se chargera dans les documents, les variables « xxxdest »  sont réservées aux LRAR des dossiers.

Pour le pénal et tous les documents qui se constituent à la signification dupliquer ce document X10 par exemple rar et remplacer les variables « xxxdest » par les variables « xxxrem ».

 

Créer deux types de documents

rec recommandé à la signification

rcc recommandé pour les courriers des dossiers.

 

 

LES DEBOURS AU PASSAGE AU REPERTOIRE

Pour les débours autres qu’affranchissements et vous permettre de les comptabiliser dans les comptes 40112xx adéquats un champ a été rajouté dans les bases de calcul :

 

Vous pourrez donc régler vos débours dans chacun des comptes créés pour l’occasion.

Vous noterez que le soumis à TVA est à « non »

Que « apparait sur la facture » est à non aussi car s’il était à « oui », il apparaitrait sur la facture séparé du cout de l’acte

 

Pour le PV659 une LRAR peur se rajouter dans le type de remise (fichier/document/type de remise)

 

 

 

 

SAISIE PAR JOURNAL avec code pré codifié

 

 

LA COMPTABILITE PAR JOURNAL : cette saisie par journal permet dans un seul écran de saisir des écritures multiples (od de fin d'exercices ou règlement par plusieurs comptes HT).

 

Tous les journaux sont accessibles, il suffit de cliquer sur « nouveau » pour créer l‘écriture.

 

Attention au sens de l’écriture débit crédit.

L’écriture ne peut être validée que si elle est équilibrée.

 

 

 

Vous connaissez l’utilisation normale de la saisie par journal, vous avez en plus : le libellé modifiable et pour la réception des chèques le choix, virement ou sur place à cocher.

 

 Il y a la possibilité de créer des écritures pré codifiées :

CLIQUER SUR «insérer code journal» puis  sur nouveau pour créer l’écriture pré codifiée.

Vous devrez renseigner le journal, le N° de compte et le sens de l’écriture (Débit ou Crédit).

 

 

Si la facture revient régulièrement un montant peut être attaché à chaque écriture :

 

 

Pour imprimer la lettre chèque, le compte fournisseur doit être renseigné de son adresse (fichier/comptabilité/plan comptable).

 

ATTENTION : les factures fournisseurs s’enregistrent en deux temps :

Lorsqu’elles arrivent puis quand elles sont réglées.

 

Vous pouvez en dupliquant un compte 401 existant créer des comptes fournisseurs individualisés ou les regrouper dans un compte fournisseur divers mais ensuite attention aux règlements.

 

Après paramétrage, en cliquant sur « insérer code journal », il apparait le masque suivant.

 

Vous pouvez utiliser la touche « tabulation » La date et les comptes s’affichent automatiquement avec le sens normal des écritures à zéro, il suffit de renseigner.

 

 

ATTENTION : la TVA dans l’enregistrement des factures est une TVA déductible sur achat (445610). Ce compte sera soldé lors du règlement de la facture pour alimenter la TVA  sur biens et services payés selon le plan comptable de la CNHJ.

 

 

Pour paramétrer plus facilement les écritures pré-codifiées, utiliser la duplication :

 

ATTENTION : les salaires s’enregistrent aussi en deux temps :

Lorsqu’il est constaté (bulletin de salaire)

 

Lorsqu’il est payé.

 

 

Saisie des charges sociales : un 431xxx et 645xxxpar nature de charges Urssaf Pôle emploi :

 

 

Règlement des charges sociales par chaque 431xxxx :

 

 

Le paramétrage peut aussi se faire par FICHIER/COMPTABILITE/JOURNAUX PRE-CODIFIES.

 

Une lettre chèque peut être générée par la saisie par journal dès que le compte de gestion est sollicité, l’impression de ces lettres chèques se fait par impression des documents, type de document « chl ».

 

Pour distinguer les lettres chèques, n’oubliez pas que les documents peuvent s’imprimer par le « qui » (nom de la personne qui génère le document).

 

 

RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE

 

Si vous avez les échanges EDI et le compte affecté dans une des banques référencée à l’ADEC, vous recevrez les bordereaux bancaires sous forme de fichiers par EDI.

 

MENU ETUDE / RAPPROCHEMENT / RAPPROCHEMENTS AUTOMATIQUES

 

Imprimer le bordereau de virement pour vérifier que vous ayez saisi tous les virements reçus.

 

 

 

Une fois les virements à jour, cliquer sur rapprochement et valider.

 

L’impression étant faite, le message « voulez-vous le valider » rapprochera les écritures du bordereau.

 

 

 


 

PRELEVEMENTS AUTOMATIQUES

 

Si vous avez les échanges de fichier EDI, le compte affecté à la CDC ou au Crédit Agricole, vous pouvez prélever directement des sommes sur les comptes de vos débiteurs.

 

Une convention tripartite entre l’Adec, la CDC et votre étude doit être signée.

 

Elle vous permettra d’obtenir un numéro d’émetteur à la banque de France,

 

Normalement, le débiteur devra signer une autorisation de prélèvement.

 

 

 

ALLER EN FICHIER/GENERAL/PARAMETRE ETUDE

PARAMETRES AVANCES

 

Ne pas oublier de renseigner le nombre de jours pour prélèvements

 

PUIS COCHER

Confirmation art15 à non

 

 

 

ALLER EN FICHIER/ECRITURES PRECODIFIEES

Cliquer sur P de prélèvement

 

Renseigner le RIB de l’adresse du débiteur dans l’adresse du dossier

 

 

ATTENTION : la clé vérifie l’exactitude du RIB.

Ensuite renseigner les accords débiteurs :

 


 

 

Tous les jours, la procédure automatique, explore les dossiers et génère les écritures « accord » dans le dossier, mouvemente la comptabilité et se prépare à renseigner le fichier EDI pour effectuer les opérations bancaires.

 

 

ENSUITE :

 

 

MENU DOSSIER/REGLEMENT DOSSIERS/TRAITEMENT BANCAIRE/PRELEVEMENTS EDI

 

Le compte affecté doit être par défaut

Les prélèvements sont prêts à être envoyés

 

 

Ensuite envoyer le fichier EDI

 

 

 


 

 

 

 

 

 

MESSAGERIE INTERNE (option)

 

Pour activer cette option, contactez-nous.

 

Ce module vous permettra d’expédier directement des messages internes à l’étude pour un dossier ou un intervenant.

La tâche à effectuer s’affichera pour chaque personne, il suffira de cliquer dessus.

 

Une fois activée, un bouton en bas de l’écran s’affiche avec un affichage normal ou un affichage tâches. La liste des tâches à effectuer s’affiche

 

 

La liste des tâches peut être triée comme ci-dessous

 

La création d’une tâche est liée à un intervenant à un dossier.

La source est à renseigner avec sa priorité

 

 

L’affectation d’une tâche se fait par personne

 

Identification des pièces reçues  

 

Une liste des motifs est à renseigner pour plus de précisions.

 

 

 

La durée de la tâche est à renseigner pour clôturer la tâche

 

 

SCANNERISATION DES DOCUMENTS (option)

 

 

Pour activer cette option, contactez-nous.

 

Ce module vous permettra de scanner les documents reçus à l’étude et de les dispatchers aux différents gestionnaires:

 

Sur son écran, en cliquant sur « numérisation »  le super viseur visualise les documents, ajoute une annotation et les adresse aux gestionnaires.

 

L’écran suivant apparait avec le document numérisé à droite.

Affectation du document au gestionnaire avec les instructions ci-dessus

 

Le gestionnaire, en cliquant sur le bouton numérisation visualise les documents le concernant.

 

Ecran du gestionnaire de dossier avec les différentes actions possibles.

 

 

Les actions :

Intégration du document dans le dossier.

Création de l’acte de correspondant ou de l’acte déjà constitué.

 

 

 

 

Exemple de création de dossiers/

 

 

 

 

WEBPRIAM (option)

 

INFORMATIONS CLIENTS PAR INTERNET (option)

 

 

La solution proposée permet aux clients de l'étude de suivre, via internet, l'avancement des dossiers confiés à l'étude.

Pour des raisons évidentes de sécurité des données de l'étude, le projet WEBPRIAM  propose à la consultation qu'une copie déportée des données sur un autre serveur. De plus, le client n'accède aux données qu'en lecture seule, mais l'application permet de communiquer par mail avec l'étude.

 

L'application WEBPRIAM a les fonctionnalités suivantes :

·         Consultation des statistiques clients.

·         Consultation des dossiers.

·         Consultation de certains documents.

 

L'exportation des données se fait depuis le logiciel WINPRIAM automatiquement à une heure choisie par l’étude.

 

L'application fonctionne sur serveur Microsoft et Linux.

 

1.            Une évolution a été apportée avec un accès aux débiteurs qui peuvent donc consulter leur solde et être redirigés sur un site de paiement par cartes bleues.

Un mot de passe calculé par le système sécurise ces nombreux accès pour chaque débiteur.

 

2.            Les nombreux paramétrages :

Les différents services du client, Mail du gestionnaire du client, login et mot de passe du client,

 

 

Choix de l’affichage des informations des dossiers pour le client.

 

Présentation du dossier c’est la possibilité d’obtenir une présentation spécifique pour un client donné.

 

Choix des dossiers à exclure (personne connue) ou procédure ou document etc.

 

 

 

 

Choix de l’affichage comptable par nature d’écriture pour les créanciers et pour les débiteurs.

 

 

Ensuite le paramétrage est identique par correspondant, par intervenant etc…

 

 

Sécurisation de l’accès par mot de passe :

 

L’utilisateur saisit le login et le mot de passe fournis par l’étude, puis clique sur le bouton VALIDER.

Dans le cas où l’identification est correcte, l’utilisateur accède à la liste des dossiers.

 

Recherche de dossier possible :

Par numéro de dossier

Par tout intervenant

Par référence

Elle propose pour chaque dossier :

-          son numéro (attribué par l’étude),

-          sa référence,

-          sa date de création,

-          le dernier acte et sa date

 

Les éléments comptables sont à paramétrer

 

Un clic sur la référence du dossier permet d’accéder à sa description détaillée.

 

 

Le détail des dossiers est entièrement paramétrable:

WINPOCKET (option)

 

 

 

 

Pour lancer l’application ANDROPRIAM, exécuter l’application « andropriam »

 

 

L’application ANDROPRIAM s’ouvre sur une page d’identification.

 

Dans cette fenêtre, il faut sélectionner son identifiant dans la liste déroulante. Une fois la sélection effectuée, le nom de la personne s’affiche afin de confirmer la sélection

 

Le bouton VALID permet de passer à la suite du programme sauf si aucun nom n’est sélectionné.

 

Le bouton QUITTER  permet de quitter l’application. Une boite de dialogue vous demande de confirmer la sortie.

 

La sélection d’un acte peut se faire par le numéro de dossier ou dans une liste grâce au nom de la personne ou de son code postal.

 

Le bouton QUITTER  permet de quitter l’application. Une boite de dialogue vous demande de confirmer la sortie.

 

Si l’acte possède plusieurs destinataires, un numéro d’ordre est affecté à chacun d’entre eux. Pour changer de destinataire, cliquez sur le bouton précédent le nom de celui correspondant.

La signification de l’acte pour les différends. Pour modifier l’adresse du destinataire, positionnez-vous dans la zone de texte correspondante.

 

Sélectionnez la modalité de remise dans la liste de choix. Les éléments à renseigner apparaissent alors dans des zones de texte ou des listes de choix. La saisie terminée, cliquez sur SAUVEGARDER  ou annuler

Le bouton TEXTE permet d’afficher les textes adresse.

 


 

Renseignements débiteurs

 

Cette fenêtre permet de consulter et de modifier les textes adresses pour mettre à jour le dossier.

 

Le bouton SAUVEGARDER en bas à gauche de l’écran permet de fermer cette fenêtre en sauvegardant les modifications apportées et de revenir à la signification.

 

Export vers la tablette

 

 

Depuis le menu winpocket> extraction des actes à signifier, le menu suivant apparait. Plusieurs filtres sont disponibles. Choisir la destination Pocket ou tablette et choisir dans la liste le périphérique.

 

L’extraction peut se faire par type d’acte, les saisies par exemple. Une fois la sélection effectuée cliquer sur démarrer.

 

 

Pendant le traitement, la barre de progression indique les actes qui se récupèrent. A l’issue du traitement le nombre d’actes récupérés s’affichent.

Si la tablette n’est pas reconnue un message d’erreur s’affiche.

 

Intégration

 

Depuis le menu winpocket > récupération tablette.

 

Choisir dans la liste la tablette utilisée et cliquer sur démarrer

Cette fonction récupère TOUS les actes qui ont été signifiés sur la tablette connectée.

 

 

 

 

 

 

 

 

Signification

 

 

 

Si un acte a été signifié manuellement alors qu’il se trouve l’avoir été aussi sur le Pocket. La signification de cet acte à partir du Pocket ne sera pas proposée. Dans l’écran suivant s’affiche les actes qui restent à signifier.

Il est possible de signifier avec ou sans vérification, il est conseillé de laisser le mode vérification au début de son utilisation.

 

En mode automatique s’affichent automatiquement, les données saisies sur la tablette.

 

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